แนะนำ 5 ขั้นตอนการส่งพัสดุไปต่างประเทศ ง่ายกว่าที่คิด

การส่งพัสดุไปต่างประเทศอาจดูเป็นเรื่องที่ไกลตัว แต่สำหรับบุคคลทั่วไปที่ต้องการส่งของขวัญพิเศษให้คนรู้จักที่อยู่ห่างไกล หรือแม้แต่ผู้ประกอบการที่ต้องการขยายตลาดไปยังต่างแดนควรต้องทราบ โดยเฉพาะกับขั้นตอนและเรื่องต่างๆ ที่ควรทราบก่อนที่จะเริ่มส่งของไปต่างประเทศ เพราะหากเราไม่มีการเตรียมตัวที่ดี ก็อาจทำให้ขั้นตอนต่างๆ ล่าช้า รวมถึงเสียค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่ไม่ควรเสีย และอาจทำให้พัสดุของเราเสียหายก่อนจะถึงมือผู้รับได้ และเพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว ในบทความนี้ เราขอแนะนำ 5 ขั้นตอนการส่งพัสดุไปต่างประเทศที่สามารถทำตามได้ง่ายกว่าที่คิด เพื่อให้การส่งพัสดุไปต่างประเทศของเราราบรื่นที่สุด ขั้นตอนการส่งพัสดุไปต่างประเทศ เริ่มยังไง

1. ศึกษากฎระเบียบต่างๆ ของการส่งพัสดุไปยังประเทศปลายทาง

ขั้นตอนแรกของการส่งพัสดุไปต่างประเทศและเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุด คือ การศึกษากฎระเบียบของประเทศปลายทาง ว่าแต่ละประเทศสามารถนำเข้าสินค้า และสิ่งของแบบไหนได้บ้าง รวมถึงมีขั้นตอนการดำเนินการอื่นๆ อย่างไร เพราะแต่ละประเทศ ต่างมีข้อกำหนดที่แตกต่างกันเกี่ยวกับสิ่งของที่อนุญาตให้นำเข้า ประเทศบางแห่งอาจมีข้อห้ามเข้มงวดสำหรับสินค้าประเภทอาหาร ยา หรือสินค้าบางประเภทอื่นๆ เช่น ประเทศญี่ปุ่นมีข้อห้ามในการนำเข้าธัญพืชและเมล็ดพันธ์ุ ในขณะที่สหรัฐอเมริกามีห้ามนำเข้าสินค้าแปรรูปจากเนื้อสัตว์ เช่น หมูหย็อง หมูแผ่น เป็นต้น

รวมถึงข้อกำหนดพิเศษสำหรับสินค้าบางประเภท เช่น อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องผ่านมาตรฐานความปลอดภัยของแต่ละประเทศเสียก่อน อาหารและเครื่องสำอาง ที่ต้องผ่านการตรวจสอบจากหน่วยงานควบคุมอาหารและยาของประเทศนั้นๆ จึงจะสามารถนำเข้ามาได้

การศึกษาข้อมูลเหล่านี้ก่อนจะช่วยให้ผู้ประกอบการส่งออกและบุคคลทั่วไปที่ต้องส่งพัสดุไปต่างประเทศ สามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นจากปัญหาด้านศุลกากร เช่น การตีกลับสินค้า และปัญหาอื่นๆ ที่อาจส่งผลกับเราในอนาคตได้

2. เตรียมความพร้อมด้านเอกสารและภาษีต่างๆ

การส่งพัสดุหรือส่งเอกสารไปต่างประเทศ โดยเฉพาะในการซื้อขาย และนำเข้า-ส่งออกสินค้าระหว่างประเทศ ที่จำเป็นต้องมีเอกสารประกอบที่ถูกต้องครบถ้วน เพื่อใช้ดำเนินการในขั้นตอนต่างๆ ระหว่างการขนส่งต่างประเทศ เช่น การยืนยันพัสดุ การดำเนินพิธีการศุลกากร ไปจนถึงการขนส่ง และรับสินค้า พัสดุ ณ ปลายทาง โดยเอกสารที่เกี่ยวข้อง จะมีตั้งแต่

• ใบกำกับสินค้า (Commercial Invoice): เอกสารที่แสดงรายละเอียดและมูลค่าของสินค้า มักถูกใช้เพื่อยืนยันการซื้อขาย และแสดงต่อศุลกากรในแต่ละประเทศ

• ใบรายการบรรจุหีบห่อ (Packing List): เอกสารแสดงรายการขนาดและสิ่งของทั้งหมดในพัสดุ ใช้ยื่นให้กรมศุลกากรและการจัดการการขนส่ง

• ใบขนสินค้า (Customs Declaration): เอกสารสำหรับการผ่านพิธีการศุลกากร แยกเป็นใบขนสินค้าขาออก (Export Declaration) สำหรับพิธีการศุลกากรขาออก และใบขนสินค้าขาเข้า (Import Declaration) สำหรับพิธีการศุลกากรขาเข้า เมื่อถึงประเทศปลายทาง

• เอกสารพิเศษอื่นๆ: เช่น ใบรับรองผลิตภัณฑ์ (Certificate) สำหรับสินค้าควบคุมบางประเภท และใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (Certificate of Origin) เพื่อระบุถึงแหล่งที่มาของสินค้า

การศึกษาเรื่องภาษีและอากรนำเข้าของแต่ละประเทศมีความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะในบางประเทศมีการเก็บภาษีนำเข้าที่สูง แม้จะเป็นการส่งของขวัญหรือสินค้ามูลค่าไม่สูงให้คนรู้จักก็ตาม แต่บางประเทศอาจมีการยกเว้นภาษีอากรจากสินค้าและพัสดุจากประเทศไทย หรือในกรณีที่มีเอกสารบางอย่างควบคู่มาด้วย เช่น ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าอาจมีการยกเว้นภาษีอากรได้ด้วยเช่นกัน

หากเราทราบว่าจะต้องใช้เอกสาร หรือต้องจ่ายภาษีอากรอะไรบ้างจะทำให้เราสามารถเตรียมตัว จัดการเอกสารและภาษีต่างๆ ได้ทันท่วงที และทำให้ส่งพัสดุไปต่างประเทศนั้นราบรื่น ไม่เกิดปัญหาที่อาจทำให้สะดุดได้

3. บรรจุพัสดุให้ปลอดภัยและถูกต้อง

เมื่อเตรียมการทั้งในด้านกฎหมาย ภาษี และเอกสารต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาเริ่มบรรจุพัสดุให้พร้อมก่อนเริ่มส่งพัสดุไปต่างประเทศ โดยการบรรจุสินค้าและหีบห่ออย่างถูกต้องนั้น ถือว่าเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญ ที่ทำให้พัสดุของเราปลอดภัย ไม่เสียหายระหว่างการขนส่งได้

โดยเทคนิคเบื้องต้นของการห่อและบรรจุสินค้าให้มีความแข็งแรงและปลอดภัย สามารถทำได้ตามนี้

• ควรใช้กล่องบรรจุที่แข็งแรงและมีขนาดพอเหมาะกับสิ่งของ ไม่ใหญ่หรือเล็กเกินไป

• หากเป็นสินค้าเปราะบาง ควรห่อด้วยพลาสติกกันกระแทกหลายชั้น 

• เติมเต็มช่องว่างในกล่องให้เต็มด้วยวัสดุกันกระแทก หรือกระดาษ เพื่อป้องกันการกระแทกระหว่างการขนส่ง

• เลือกวัสดุกันกระแทกที่เหมาะสม เช่น ใช้แผ่นฟองอากาศหรือโฟมกันกระแทกห่อสินค้าที่แตกหักง่าย สินค้าอิเล็กทรอนิกส์ควรมีการป้องกันไฟฟ้าสถิตระหว่างขนส่ง เช่น การใช้แผ่นลูกฟูกป้องกันไฟฟ้าสถิตรองสินค้าเอาไว้

และนอกจากการบรรจุหีบห่อแล้ว วิธีเขียนที่อยู่และติดฉลากให้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการส่งพัสดุไปต่างประเทศ การเขียนชื่อที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับจะต้องระบุให้ครบถ้วนตั้งแต่ชื่อ บ้านเลขที่ อาคาร เมือง ประเทศ จนถึงรหัสไปรษณีย์และเบอร์ติดต่อ เพื่อให้บริษัทขนส่งและพนักงานสามารถส่งพัสดุไปยังที่หมายที่เขียนได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ การติดฉลากต่างๆ เช่น ฉลาก Fragile สำหรับสินค้าเปราะบาง หรือฉลากระบุทิศทางการหันของกล่อง ช่วยเป็นแนวทางในการดูแลพัสดุให้กับพนักงานส่งของไปรษณีย์ เพื่อให้พัสดุที่ส่งไปอยู่ในสภาพดีและสมบูรณ์ที่สุด

4. คำนวณค่าใช้จ่ายและเลือกวิธีการขนส่งที่เหมาะสม

การคำนวณค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ทั้งค่าส่งและค่าดำเนินการต่างๆ จะสามารถช่วยให้ผู้ประกอบการและผู้ส่งสามารถจัดการ วางแผนการส่งได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงสามารถพิจารณาค่าขนส่งของชิปปิ้งแต่ละเจ้าเพื่อตัดสินใจเลือกใช้บริการขนส่งสินค้าแบบไหนได้ด้วย โดยปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อค่าใช้จ่ายและค่าส่งพัสดุไปต่างประเทศ จะมีอยู่ด้วยกันนี้

• น้ำหนักและขนาดของพัสดุ: ยิ่งขนาดใหญ่ น้ำหนักเยอะ ยิ่งเสียค่าส่งสูงขึ้น

• ประเทศปลายทาง หรือระยะทางการส่ง: เช่น ค่าส่งพัสดุจากไทยไปจีน ถูกกว่าค่าส่งพัสดุไปอเมริกา เพราะระยะทางสั้นกว่า

• ความเร่งด่วนในการจัดส่ง: ยิ่งเร็ว ยิ่งเสียค่าส่งเพิ่ม

• วิธีการขนส่งที่เลือก:  เช่น ทางอากาศ ทางเรือ ทางบก

• บริการเสริมต่างๆ : เช่น การประกันพัสดุ การติดตามพัสดุ

• ภาษีอากร และภาษีอื่นๆ ที่ต้องชำระ

• ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าดำเนินการ ค่าเอกสาร

และนอกจากค่าใช้จ่ายแล้ว การเลือกวิธีการขนส่งที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรข้าม เพราะแต่ละวิธีมีจุดเด่น และความเหมาะสมที่แตกต่างกัน การเลือกวิธีการขนส่งที่ไม่ถูกต้อง นอกจากจะทำให้การส่งของล่าช้าแล้ว ยังอาจทำให้เราเสียค่าส่งที่สูงเกินจำเป็นได้อีกด้วย โดยวิธีการขนส่งพัสดุไปต่างประเทศ สามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภทหลักๆ ได้แก่

• การขนส่งทางอากาศ (Air Freight): ขนส่งสินค้าและพัสดุด้วยเครื่องบิน ใช้เวลาส่งประมาณ 3-5 วัน เป็นการขนส่งรวดเร็วที่สุด แต่มีค่าใช้จ่ายที่สูงเช่นกัน เหมาะสำหรับสินค้ามูลค่าสูงหรือสินค้าต้องการความรวดเร็วในการส่ง

• การขนส่งทางทะเล (Sea Freight): ขนส่งสินค้าและพัสดุด้วยเรือ มีค่าใช้จ่ายต่ำกว่าการส่งทางอากาศ แต่ใช้เวลานาน ตั้งแต่ 1-2 อาทิตย์ขึ้นไป เหมาะสำหรับสินค้าที่มีน้ำหนักมากหรือมีขนาดพัสดุที่ใหญ่

• การขนส่งทางบก (Land Freight): ขนส่งสินค้าและพัสดุด้วยรถยนต์หรือรถไฟ ใช้เวลาส่งตั้งแต่หลักวันจนถึงหลักอาทิตย์ เหมาะสำหรับการส่งสินค้าในระยะสั้น ไปยังประเทศเพื่อนบ้านต่างๆ

5. เลือกบริษัทขนส่งที่มีความเชี่ยวชาญ และน่าเชื่อถือ

การเลือกบริษัทขนส่งหรือชิปปิ้ง (Shipping) ที่เหมาะสม ถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการส่งพัสดุไปต่างประเทศ เพราะบริษัทขนส่งที่ดี นอกจากจะดำเนินการส่งของไปต่างประเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และราบรื่นแล้ว ยังต้องมีความน่าเชื่อถือ และมีความเชี่ยวชาญในการดำเนินการต่างๆ ที่ทำให้เราส่งของได้อย่างอุ่นใจ รวมถึงบริการอื่นๆ ที่ทำให้การส่งพัสดุของเราเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็น

• การให้คำปรึกษาในขั้นตอนต่างๆ เช่น การเตรียมเอกสาร การดำเนินพิธีการศุลกากร

• มีบริการพิเศษที่น่าสนใจ เช่น ระบบติดตามพัสดุแบบ Real-time การประกันสินค้าระหว่างขนส่ง และบริการแจ้งเตือนสถานะพัสดุ 

• มีความเชี่ยวชาญในเส้นทางการขนส่งไปยังประเทศปลายทาง

• ดำเนินการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและน่าเชื่อถือ

• มีเครือข่ายและพันธมิตรในต่างประเทศที่ครอบคลุม

• การบริการหลังการขายและการแก้ไขปัญหาที่ดี รวดเร็ว และใส่ใจ

• อัตราค่าบริการที่เหมาะสมและคุ้มค่า

การพิจารณาบริษัทขนส่งด้วยปัจจัยเหล่านี้ นอกจากจะช่วยให้ผู้ส่งพัสดุสามารถตัดสินใจได้ว่าจะเลือกส่งของไปต่างประเทศ ขนส่งไหนดีนั้น การเลือกบริษัทขนส่งที่มีปัจจัยเหล่านี้ในด้านดี ยังทำให้เราไว้ใจได้ว่า การส่งพัสดุไปต่างประเทศ จะไปถึงมือผู้รับอย่างรวดเร็วและไร้ปัญหากวนใจแน่นอน